औपचारिक ईमेल में पाँच हिस्से होते हैं: स्पष्ट Subject, सही संबोधन, एक या दो अनुच्छेद का मुख्य संदेश, विनम्र समापन और आपका नाम व संपर्क। विषय पंक्ति में ही काम का सार लिखें। नीचे ईमेल की बनावट समझाई गई है और विद्यार्थियों व नौकरी खोजने वालों के लिए पाँच तैयार नमूना ईमेल दिए हैं, जिनमें [नाम] और [तारीख] भरकर आप इस्तेमाल कर सकते हैं।
औपचारिक ईमेल की बनावट
| हिस्सा | क्या लिखें | उदाहरण |
|---|---|---|
| Subject | काम का सार, कम शब्दों में | Leave Request – [Name], [तारीख] |
| संबोधन | सही नाम और आदर | Dear Sir/Madam, / Dear [नाम] Sir, |
| मुख्य भाग | पहली पंक्ति में उद्देश्य | I am writing to request… |
| समापन | धन्यवाद और अगला कदम | Thank you for your time. |
| हस्ताक्षर | नाम, कक्षा/पद, मोबाइल | [नाम], [Phone] |
कुछ आदतें हमेशा काम आती हैं: ईमेल छोटा रखें, एक ईमेल में एक ही मुद्दा रखें, मज़ाक या बोलचाल के शब्द न लिखें, और भेजने से पहले पाने वाले का पता और अटैचमेंट देख लें। ईमेल पता भी सीधा-सादा रखें, नाम पर आधारित।
नमूना 1: प्रोफ़ेसर को छुट्टी या अनुपस्थिति का ईमेल
Subject: Leave Request – [Name], [Class/Roll No.]
Dear Professor [Surname],
I am [Name] from [Course, Section]. I will not be able to attend classes from [तारीख] to [तारीख] due to [reason]. I will complete the missed notes and assignments on my return.
Kindly grant me leave for these days.
Thank you.
Regards,
[Name], [Roll No.]
नमूना 2: नौकरी के आवेदन का ईमेल
Subject: Application for [Position] – [Name]
Dear Hiring Manager,
I would like to apply for the position of [Position]. My resume is attached. I have [X] experience in [skill], and I believe I can contribute to your team.
I am available for an interview at your convenience.
Thank you for your consideration.
Sincerely,
[Name], [Phone]
नमूना 3: इंटरव्यू के बाद धन्यवाद ईमेल
Subject: Thank You – [Position] Interview
Dear [Interviewer’s Name],
Thank you for taking the time to interview me on [तारीख] for the [Position] role. I enjoyed learning more about the team and the work, and I remain very interested in the opportunity.
Please let me know if you need anything further from my side.
Best regards,
[Name]
नमूना 4 और 5: प्रमाणपत्र/दस्तावेज़ माँगना और फ़ॉलो-अप
प्रमाणपत्र माँगने का ईमेल:
Subject: Request for [Document Name] – [Name], [ID]
Dear Sir/Madam,
I am [Name], [ID/Roll No.]. I request you to kindly issue my [Document Name] as I need it for [purpose] by [तारीख]. Please tell me if any documents are required from my side.
Thank you.
[Name], [Phone]
जवाब न मिलने पर फ़ॉलो-अप ईमेल:
Subject: Follow-up: Application for [Position] – [Name]
Dear [Name],
I am following up on my email dated [तारीख]. I would appreciate an update on my application whenever convenient.
Thank you for your time.
Regards,
[Name]
भेजने से पहले की आखिरी जाँच
- Subject खाली या ‘Hi’ जैसा तो नहीं है।
- पाने वाले का नाम और ईमेल पता सही है।
- अटैचमेंट जुड़ा है और फ़ाइल का नाम सीधा है।
- वर्तनी और व्याकरण एक बार पढ़कर देखें।
- CC में सिर्फ़ ज़रूरी लोग हों।
औपचारिक ईमेल में छोटे वाक्य रखें और एक वाक्य में एक ही बात कहें। I want की जगह I would like या I request लिखें, और Please या Kindly का उपयोग ज़रूरत भर करें। संक्षिप्त रूप जैसे pls या thx न लिखें। इमोजी, कैपिटल अक्षरों में पूरा वाक्य और कई विस्मयादिबोधक चिह्न औपचारिक ईमेल में अच्छे नहीं लगते।
हिंदी में ईमेल लिख रहे हों तो विषय में संक्षेप रखें और अभिवादन में आदरणीय या माननीय का प्रयोग करें, फिर नाम और पद। अंत में भवदीय या सादर के साथ अपना नाम लिखें।
नियमित अभ्यास से औपचारिक ईमेल लिखना बहुत आसान हो जाता है। इन पाँच नमूनों को अपने ईमेल ड्राफ्ट में सहेज लें और ज़रूरत पर बदलकर इस्तेमाल करें।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न (FAQ)
औपचारिक ईमेल का सही Subject कैसा होता है?
छोटा और सीधा, जिसमें काम का सार हो, जैसे Leave Request – [Name], [तारीख]।
Dear Sir/Madam कब लिखें?
जब पाने वाले का नाम पता न हो। नाम पता हो तो Dear [नाम] Sir/Madam लिखना बेहतर है।
ईमेल में हिंदी लिख सकते हैं?
हाँ, अगर पाने वाला हिंदी पढ़ता है। कॉर्पोरेट या अंतरराष्ट्रीय संदर्भ में अंग्रेज़ी ज़्यादा सुविधाजनक रहती है।
ईमेल भेजने के कितने दिन बाद फ़ॉलो-अप करें?
आम तौर पर तीन से पाँच कार्य दिवस बाद विनम्र फ़ॉलो-अप भेजा जा सकता है।
