नौकरी के फॉर्म, ऑफिस की रिपोर्ट या कंप्यूटर टेस्ट, हर जगह MS Excel का नाम आता है। अच्छी बात यह है कि शुरुआत में सारे फंक्शन नहीं, सिर्फ कुछ ज़रूरी formulas आने चाहिए। इस लेख में हम सीधी भाषा में 10 ज़रूरी Excel formulas समझेंगे, छोटे उदाहरणों के साथ, ताकि Excel ke important formulas in Hindi में एक ही जगह मिल जाएं।
Excel formula लिखने के बेसिक नियम
- हर formula हमेशा बराबर (=) के निशान से शुरू होता है।
- फंक्शन का नाम लिखने के बाद कोष्ठक () में उसके arguments आते हैं, जिन्हें कॉमा (,) से अलग करते हैं।
- टेक्स्ट हमेशा डबल कोट “” में लिखा जाता है, जैसे “Pass”।
- B2:B6 का मतलब है B2 से B6 तक की सारी सेल (range)।
- कुछ सिस्टम में argument अलग करने के लिए कॉमा की जगह सेमीकोलन (;) चलता है, यह आपकी रीजनल सेटिंग पर निर्भर है।
उदाहरण के लिए यह छोटा डेटा मानिए
| सेल | A (नाम) | B (अंक) | C (शहर) |
|---|---|---|---|
| 2 | राहुल | 72 | पटना |
| 3 | सीमा | 85 | रांची |
| 4 | अमित | 40 | पटना |
| 5 | नेहा | 91 | लखनऊ |
| 6 | इमरान | 63 | पटना |
नीचे के सारे उदाहरण इसी डेटा (A2:C6) पर हैं। पहली पंक्ति (row 1) में हेडिंग मान लें।
1. SUM: जोड़ निकालने का formula
किसी range की सभी संख्याओं का जोड़ निकालता है।
=SUM(B2:B6)नतीजा: 72 + 85 + 40 + 91 + 63 = 351।
2. AVERAGE: औसत निकालना
संख्याओं का औसत (average) देता है।
=AVERAGE(B2:B6)नतीजा: 351 ÷ 5 = 70.2।
3. IF: शर्त के हिसाब से जवाब
अगर शर्त सही है तो एक नतीजा, गलत है तो दूसरा। बनावट: IF(शर्त, सही तो, गलत तो)।
=IF(B2>=50,"Pass","Fail")राहुल के 72 अंक हैं, इसलिए नतीजा “Pass” आएगा। अमित के 40 पर “Fail”। formula को नीचे खींचकर बाकी सेल में कॉपी कर सकते हैं।
4. VLOOKUP: टेबल में खड़ी (vertical) खोज
Microsoft Support के अनुसार इसकी बनावट है VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])। जिस चीज़ को खोजना है वह table की पहली कॉलम में होनी चाहिए, और बिल्कुल सही मिलान के लिए आखिरी argument में FALSE लिखें।
=VLOOKUP("नेहा",A2:C6,2,FALSE)यह A कॉलम में “नेहा” खोजकर table की दूसरी कॉलम (B) से अंक देगा: 91। अगर नाम न मिले तो #N/A आता है।
5. XLOOKUP: VLOOKUP का नया और आसान रूप
Microsoft Support के अनुसार इसकी बनावट है XLOOKUP(lookup_value, lookup_array, return_array, [if_not_found], [match_mode], [search_mode])। इसमें खोजने और नतीजा लेने की कॉलम अलग-अलग चुनते हैं, इसलिए कॉलम नंबर गिनने की ज़रूरत नहीं पड़ती।
=XLOOKUP("सीमा",A2:A6,B2:B6,"नहीं मिला")नतीजा: 85। नाम न मिले तो “नहीं मिला” दिखेगा। ध्यान दें: Microsoft के अनुसार XLOOKUP Excel 2021, Excel 2024 और Microsoft 365 में चलता है, Excel 2016 और 2019 में नहीं। पुराने कंप्यूटर वाले टेस्ट के लिए VLOOKUP भी आना चाहिए।
6. COUNTIF: शर्त पूरी करने वाली सेल गिनना
बनावट: COUNTIF(range, शर्त)। बताता है कि कितनी सेल शर्त पर खरी उतरीं।
=COUNTIF(C2:C6,"पटना")नतीजा: 3 (राहुल, अमित और इमरान)। संख्या पर शर्त भी लगा सकते हैं:
=COUNTIF(B2:B6,">=60")नतीजा: 4।
7. SUMIF: शर्त वाली सेल का ही जोड़
बनावट: SUMIF(range, शर्त, sum_range)। पहले range में शर्त देखी जाती है और तीसरे range का जोड़ होता है।
=SUMIF(C2:C6,"पटना",B2:B6)नतीजा: 72 + 40 + 63 = 175। यानी सिर्फ पटना वालों के अंकों का जोड़।
8. CONCAT: कई सेल का टेक्स्ट जोड़ना
अलग-अलग सेल के टेक्स्ट को एक में जोड़ता है। बीच में खाली जगह या चिह्न चाहिए तो उसे डबल कोट में डालें।
=CONCAT(A2," - ",C2)नतीजा: राहुल – पटना। CONCAT नए Excel वर्ज़न में मिलता है, पुराने वर्ज़न में इसकी जगह CONCATENATE या & चिह्न (=A2&” – “&C2) से वही काम हो जाता है।
9. TODAY: आज की तारीख अपने आप
इसमें कोई argument नहीं लगता, बस कोष्ठक खाली रखें।
=TODAY()यह कंप्यूटर की आज की तारीख देता है और फाइल खोलने पर हर बार अपने आप बदल जाती है। उम्र या बचे हुए दिन निकालने में काम आता है, जैसे फॉर्म की आखिरी तारीख में कितने दिन बाकी हैं:
=DATE(2027,3,31)-TODAY()नतीजा तारीख के रूप में दिखे तो सेल का फॉर्मेट General या Number कर लें।
10. ROUND: दशमलव के अंक तय करना
बनावट: ROUND(संख्या, कितने दशमलव अंक)।
=ROUND(70.2,0)
=ROUND(B2/3,1)पहले का नतीजा 70। दूसरे में 72 ÷ 3 = 24, तो 24 आएगा। अगर औसत 70.26 हो और ROUND(70.26,1) लगाएं तो 70.3 मिलेगा। अंक की जगह ऋणात्मक संख्या देने पर दशमलव से पहले के अंक गोल होते हैं, जैसे ROUND(1234,-2) का नतीजा 1200।
सारे formulas एक नज़र में
| Formula | काम | उदाहरण |
|---|---|---|
| SUM | जोड़ | =SUM(B2:B6) |
| AVERAGE | औसत | =AVERAGE(B2:B6) |
| IF | शर्त पर जवाब | =IF(B2>=50,”Pass”,”Fail”) |
| VLOOKUP | खड़ी खोज | =VLOOKUP(“नेहा”,A2:C6,2,FALSE) |
| XLOOKUP | नई खोज | =XLOOKUP(“सीमा”,A2:A6,B2:B6,”नहीं मिला”) |
| COUNTIF | शर्त पर गिनती | =COUNTIF(C2:C6,”पटना”) |
| SUMIF | शर्त पर जोड़ | =SUMIF(C2:C6,”पटना”,B2:B6) |
| CONCAT | टेक्स्ट जोड़ना | =CONCAT(A2,” – “,C2) |
| TODAY | आज की तारीख | =TODAY() |
| ROUND | गोल करना | =ROUND(70.2,0) |
सीखने और प्रैक्टिस का आसान तरीका
- ऊपर का डेटा अपनी Excel शीट में टाइप करें और हर formula खुद चलाकर देखें। पढ़ने से ज़्यादा हाथ से करने पर याद रहता है।
- पहले SUM, AVERAGE, IF और COUNTIF पक्के करें, फिर लुकअप वाले formulas पर जाएं।
- Formula में गड़बड़ी आए तो कॉमा, कोष्ठक और डबल कोट दोबारा जांचें। ज़्यादातर गलतियां यहीं होती हैं।
- #N/A का मतलब अक्सर यह होता है कि खोजी गई चीज़ मिली नहीं। स्पेलिंग और FALSE वाला argument देखें।
- परीक्षा या इंटरव्यू से पहले अपने ऑफिस वर्ज़न की जानकारी रखें, क्योंकि कुछ फंक्शन सब वर्ज़न में नहीं होते।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल (FAQ)
Excel में सबसे ज़रूरी formulas कौन से हैं?
शुरुआत के लिए SUM, AVERAGE, IF, COUNTIF और SUMIF सबसे ज़्यादा काम आते हैं। उसके बाद VLOOKUP या XLOOKUP, CONCAT, TODAY और ROUND सीखना ठीक रहता है। इन सबके उदाहरण ऊपर दिए गए हैं।
VLOOKUP और XLOOKUP में क्या फर्क है?
VLOOKUP में खोजी जाने वाली चीज़ table की पहली कॉलम में होनी चाहिए और नतीजे की कॉलम का नंबर देना पड़ता है। XLOOKUP में खोजने और नतीजा लेने की कॉलम अलग-अलग चुनते हैं और न मिलने पर अपना संदेश भी दे सकते हैं। Microsoft के अनुसार XLOOKUP Excel 2021, 2024 और Microsoft 365 में उपलब्ध है, Excel 2016 और 2019 में नहीं।
VLOOKUP में आखिर में FALSE क्यों लिखते हैं?
Microsoft Support के अनुसार FALSE का मतलब है बिल्कुल सही मिलान। अगर यह argument छोड़ दें तो Excel अनुमानित मिलान (TRUE) मानता है, जिसके लिए पहली कॉलम का क्रमवार होना ज़रूरी है, वरना नतीजा गलत आ सकता है।
COUNTIF और SUMIF में क्या अंतर है?
COUNTIF शर्त पूरी करने वाली सेल की गिनती बताता है, जबकि SUMIF उन्हीं सेल से जुड़े अंकों का जोड़ निकालता है। जैसे पटना वाले कितने हैं, यह COUNTIF बताएगा और उनके कुल अंक SUMIF।
TODAY का नतीजा हर बार क्यों बदल जाता है?
TODAY कंप्यूटर की मौजूदा तारीख पढ़ता है, इसलिए फाइल खोलने या दोबारा गणना होने पर तारीख अपने आप अपडेट हो जाती है। किसी दिन की स्थायी तारीख चाहिए तो उसे सीधे टाइप करें।
Excel सीखने की शुरुआत कहां से करें?
पहले सेल, rows और columns समझें, फिर SUM, AVERAGE और IF से शुरू करें। छोटा डेटा बनाकर रोज़ 20-30 मिनट प्रैक्टिस करें और Microsoft Support के आधिकारिक पेज से सिंटैक्स मिलाते रहें।
अस्वीकरण
यह लेख केवल सामान्य जानकारी के लिए है। Excel के फंक्शन और उपलब्धता आपके Excel वर्ज़न व रीजनल सेटिंग पर निर्भर करती है। किसी परीक्षा या नौकरी की तैयारी में अंतिम पुष्टि के लिए Microsoft Support की आधिकारिक जानकारी और संबंधित संस्था का सिलेबस देखें।
